Inkrafttreten des "Gesetzes über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftregister sowie des Unternehmensregisters" (EHUG) zum 01.01.2007

Inhalt:

Änderungen zu den Bestimmungen über die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, in geschäftlichen E-Mails, auf Faxen usw. von Einzelkaufleuten, Personengesellschaften sowie Kapitalgesellschaften.



Pflichtangaben in E-Mail

Nachfolgend Aufgeführte müssen in ihren E-Mails diese Pflichtangaben machen:

• Einzelkaufleute (§37a HGB)
• Partnerschaftsgesellschaften (§125a HGB, §7 PartGG)
• Genossenschaften (§25a GenossenschaftsG)
• Personenhandelsgesellschaften wie OHG, GmbH & Co. KG, KG (§125a, §177a HGB)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§35a GmbHG)
• Aktiengesellschaften (§80 AktG)

Von diesen Pflichtangaben sind Freiberufler, Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, nicht betroffen. Allerdings können sich für Freiberufler, Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften ergeben.

Alle E-Mails, die "an einen bestimmten Empfänger gerichtet" sind, müssen diese Pflichtangaben enthalten. Damit sind alle E-Mails gemeint, die mit einer geschäftlichen Mitteilung an eine individuell bezeichnete natürliche oder juristische Person gerichtet sind. Beispiele hierfür wären Angebote und Auftragsbestätigungen per E-Mail, Lieferscheine, Mängelrügen, Kündigungsschreiben usw.. Alle geschäftlichen E-Mails, die von einem Unternehmen an externe Empfänger gerichtet werden, sollten die Pflichtangaben enthalten.

Die oben aufgezählten Unternehmen müssen folgende Angaben in Geschäftsbriefen gut lesbar darstellen:

• den vollständigen Firmennamen gleichlautend der Eintragung im Handelsregister, Partnerschaftsregister bzw. Genossenschaftsregister (nachfolgend: Register)
• den Rechtsformzusatz wie e.K., OHG, GmbH, KG usw.
• anzugeben ist auch der Sitz (satzungsgemäßer "Hauptsitz" des Unternehmens auch bei der Versendung von Geschäftsbriefen aus Zweigniederlassungen) des Unternehmens
• die Registernummer des Unternehmens an seinem Hauptsitz
• und das Registergericht des Unternehmens an seinem Hauptsitz

Geschäftsbriefe einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH, müssen dazu noch alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen, und, falls vorhanden, den Aufsichtsratsvorsitzenden mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen enthalten.

Geschäftsbriefe einer Aktiengesellschaft, AG, müssen dazu noch alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen, und, falls vorhanden, den Aufsichtsratsvorsitzenden mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen enthalten. Der Vorstandsvorsitzende ist bei dieser Aufzählung direkt als solcher mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen zu nennen.

Geschäftsbriefe einer Genossenschaft müssen dazu noch alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen, und, falls vorhanden, den Aufsichtsratsvorsitzenden mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen enthalten.

Bei einer GmbH & Co. KG sind die selben Angaben für die Komplementär-GmbH und für die KG zu machen wie oben aufgelistet. Weiterhin muß die Komplementär-GmbH noch die Angaben hinzufügen wie sie für die GmbH gelten.

Eine offene Handelsgesellschaft, OHG, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, muß noch die Vorgaben des §125a Abs.1 Satz 2 HGB beachten.

Geschäftsbriefe einer Zweigniederlassung einer Private Company Limited by Shares (Ltd.) müssen den vollständigen Firmennamen, den Sitz, das Register und die Nummer der inländischen Zweigniederlassung mit vollständiger Adresse enthalten. Weiterhin muß enthalten sein der Sitz (die vollständige Adresse des registered office), das Register und die Nummer der ausländischen Gesellschaft. Angegeben werden muß auch der Rechtsformzusatz wie Limited oder Ltd. und der ausgeschriebene Vor- und Zuname des oder der Geschäftsführer (director).

Diese Angaben müssen, egal um welche Rechtsform es sich bei dem Unternehmen handelt, auch in geschäftlichen E-Mails deutlich lesbar sein. Die Angaben in Form einer Visitenkarte an die E-Mail anzufügen könnte problematisch werden. Ebenso ist ein Link auf die Website des Unternehmens für diese Angaben wenig empfehlenswert. Eine angefügte E-Mail-Signatur, welche alle nötigen Angaben enthält, ist besser geeignet diesen Pflichten nachzukommen.

Ein Unternehmen sollte darauf achten, das alle Angaben auf Geschäftsbriefen sowie in E-Mails im eigenen Interesse immer vollständig, aktuell und richtig sind.

Zusammengefasst heißt dies das die Vorschriften und Pflichtangaben für Geschäftsbriefe und für geschäftliche E-Mails gelten, soweit diese an externe Empfänger gerichtet sind, und das nicht erst seit dem 01.01.2007. Alle nötigen oben benannten Angaben bei Geschäftsbriefen (Briefkopf) und geschäftlichen E-Mails (E-Mail-Signatur) müssen stets vollständig, aktuell und richtig sein.